Start med at søge oplysninger selv
At holde events, koncert eller andet er mere end bare ”bare lige”. Man skal have gjort sig overvejelser om tid og sted, sætte sig ind i den pågældende kommunes vejledninger og naturligvis kunne forklare, hvad det er for en begivenhed, man har tænkt sig at stable på benene. Ja, man skal reelt selv undersøge, om det i det hele taget kan lade sig gøre.
I større kommuner vil der være pladser og steder, der er allokeret særligt til begivenheder og andre er ikke mulige at tage i brug grundet natur, bebyggelse, fredninger mm. Første skridt er derfor altid at tage fat i den pågældende kommune. De fleste kommuner har en hjemmeside hvor
man kan søge informationer. Det er en god idé selv at tjekke om arealet evt. ejes af andre end kommunen. Er dette tilfældet, skal man gå til ejer af areal og lave en aftale om at benytte det. Det skal derefter munde ud i en fuldmagt fra ejeren, til dokumentation til videre forløb.
Hvor søger man?
Alle kommuner har en hjemmeside hvor ansøgningen om anvendelse af areal skal foregå. Landets mange kommuner har ikke en samlet portal, men det er den enkelte kommune, der bestemmer hvorledes man skal ansøge, hvordan ansøgningen er udformet og hvad den skal indeholde. Derfor vil man altid møde afvigelser fra sted til sted. Det kan variere fra portaler, skemaer, formularer eller direkte mail kontakt med den pågældende kommunes afdeling, der varetager anvendelse af arealerne i kommunen.
Hvilke informationer skal man oplyse?
Inden man går i gang med ansøgningen, er det en god idé, på forhånd at have indsamlet relevante informationer, som kommunen skal bruge for at behandle ansøgningen. Naturligvis er det er muligt at eftersende information, der
ikke er helt afklaret ved ansøgningstidspunktet - men det forsinker processen.
Emner
Klik på + ud for hvert emne for at læse mere.
(artiklen fortsætter under skemaet)
Dato og tid for arrangement, herudover opbygning og nedtagning hvis der er behov for det.
Spilleperioder – her menes selve perioden, hvor der er publikum. (ikke prøver, generalprøver og lydprøver)
I afsnit på opbygning og nedtagning noteres hvornår man bygger op/tager ned og hvornår man er helt ude af pladsen.
Beskrivelse af event og forventet antal publikummer pr. dag og over hele spilleperioden. Beskrivelsen skal være en kort formulering. Hvad er målgruppen, hvad er indhold, musik, formål.
En tegning og en forklaring af hvad der fremgår af den. Husk også alle de indforståede ting, som kommunen ikke ved.
En plan som kommunen tager afsæt i og sender ud i området for at gøre naboer, virksomheder mm. opmærksomme på arrangementet.
En plan for hvordan affald håndteres, hvem der afhenter, sorterer man og hvordan, hvornår og hvem der står for oprydning.
Husk også kontaktoplysninger på ansvarlig for oprydning, såfremt der er klager.
Skal der være el og vandtilslutning og skal kommunen lukke op for det?
Er der lydprøver og hvornår? Maksimal tid er sjældent defineret, men bemærk at kommunerne typisk ikke er tilhængere af for lang tid. Husk at overveje om man overholder grænserne for maksimum tilladt dB.
Hvilke støj og lyd gener vil der være, og hvem påvirker det (naboer, bilister mm) og hvilken støj (motorlarm, musik, speak mm)
Er der lugtgener? (Fx fra madlavning, tis i hegnsområder mm.)
Hvor mange madboder og barer findes der? Er der flasker eller dåser og hvordan forholder man sig til oprydning af det?
Sælges der alkohol og hvis ja, hvilken?
Indeholder det noget kommercielt (banner, reklamer, speak mm)
Uddeles der sampling? Hvordan forholder man sig til den oprydning? (Bemærk: sampling er ikke tilladt på fredede områder)
Er det et åbent arrangement eller betalende gæster?
Hvor mange toiletvogne har man med? (Der skal være 1 pr. 100 gæster)
Såfremt der søges på fredet område: hvor ligges der køreplader, og hvilke hegn benyttes?
Hvordan kan man færdes rundt - hvad er afspærret og hvad er åbent?
Kontakt personer, i tilfælde af klager under arrangement.
Skilteplan og evt. afspærringsplan.
Andre ting, som fx ønsker til dræning, input til nye el stik, vej, cykelsti eller andet.
Hvad sker der, når ansøgningen er sendt ind
Når alt dette er indsamlet, kan der åbnes for en ansøgning om anvendelse af areal ved pågældende kommune. Når ansøgningen er indsendt, modtager man en kvittering.
Kommunen tilknytter en sagsbehandler. Dette kan dog tage et par uger. Vær selv aktiv og kontakt kommunen løbende og bed om status på sagen.
Såfremt ansøgningen er mangelfuld modtager man et ”mangelbrev” retur og har 30 dage til at fremskaffe det sidste information. Er dette ikke muligt, har kommunen ret til at lukke sagen, og man må starte forfra. Derfor er det
vigtigt hele tiden at holde øje, og gå aktivt ind på sagen for at læse status og beskeder. Du kan gå i dialog med sagsbehandleren og rykke din deadline, så du ikke skal starte forfra.
Hvad så derefter?
Når godkendelsen er kommet, skal man bruge den som fuldmagt til byggeansøgningen. Det gælder også selvom man ikke overstiger 90 cm i højde og 45 m2. I udgangspunktet er der nemlig anmeldelsespligt via Byg
og Miljø. Hvis man reelt ikke bygger noget, kan man nogle steder nøjes med en anmeldelse til orientering.
Vores anbefalinger
Inden man gør brug af den ansøgte plads så tag billeder af alt. På den måde er man sikker på hvordan pladsen så ud da man overtog den. Hvis der skulle blive en sag efterfølgende, har man overblik over hvordan pladsen så ud og hvad der evt. skal/ikke skal erstattes. Læs tilladelsen grundigt igennem - også det med småt. Det kan være man har ansøgt om noget, men det med småt
fortæller, at det slet ikke er muligt. Bemærk at i tilladelsen kan kommunen have skrevet, at der fx skal ligges flere kørepladser på, bedre renholdelse eller
at de har lavet en skilte plan samt information herom og om hvornår det seneste skal være oppe samt nede. Man afholder selv udgifterne for dette.
Efter endt event er det en god ide at afholde et evalueringsmøde med kommune. Så kan man ofte lære noget og etablere et godt samarbejde fremadrettet.